Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Vertreten durch: Wilfried Neve, Geschäftsführer. Weitere Anbieterangaben stehen im Impressum.

Für Fragen zur Datenverarbeitung und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse oder postalisch. Bitte übermitteln Sie zur Zuordnung nur die notwendigen Angaben, beispielsweise Ihre Kundenreferenz, und keine unaufgefordert vollständige Ausweiskopie.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Benennungspflicht eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG prüfen; falls benannt dessen veröffentlichungsfähige Kontaktdaten ergänzen. Der allgemeine Kontakt wird dadurch nicht automatisch zum Datenschutzbeauftragten.]

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Je nach Vorgang verarbeiten wir Daten auf folgenden Grundlagen:

• Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: insbesondere die freiwillige Nutzungsstatistik. Eine Einwilligung ist für die Zukunft widerruflich.
• Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Ihre angefragte Vorbereitung, beauftragte Leistungen, Terminorganisation, Vertragsabwicklung und Kundenkommunikation, soweit hierfür erforderlich.
• Gesetzliche Pflichten – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
• Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: insbesondere sicherer Betrieb, Missbrauchsabwehr, organisatorische Kommunikation und die Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen, jeweils unter Abwägung mit Ihren Rechten und Interessen.

Zugriffe auf Informationen in Ihrem Endgerät richten sich zusätzlich nach § 25 TDDDG. Notwendige Angaben werden im jeweiligen Prozess kenntlich gemacht. Ohne Daten, die für eine angefragte Leistung tatsächlich erforderlich sind, kann diese gegebenenfalls nicht erbracht werden. Freiwillige Website-Statistik ist keine Voraussetzung für die Nutzung unserer Vorbereitung.

Eine Datenschutzerklärung oder ihre Kenntnisnahme ersetzt keine Einwilligung. Eine Cookie-Einwilligung erlaubt weder automatisch die Verarbeitung besonders sensibler Fallangaben noch Werbung oder eine Weitergabe Ihrer gesamten Akte.

3. Website, Hosting, Medien und Standortanzeige

Beim Abruf verarbeitet die technische Infrastruktur insbesondere IP-Adresse, Zeit und Dauer des Zugriffs, angeforderte Ressourcen, HTTP-Status, Browser- und Geräteinformationen sowie gegebenenfalls Fehler- und Sicherheitsereignisse. Das ist für Auslieferung, Stabilität und Schutz des Angebots erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Hosting erfolgt über Vercel; die Infrastruktur umfasst die Verteilung von Inhalten über ein Netzwerk von Auslieferungsservern.

Die eingebundenen Schriftarten, Landingpage-Bilder, Kartengrafiken und der Erklärfilm werden über unsere Website ausgeliefert. Für den Film wird kein YouTube- oder HeyGen-Player geladen. Die Wiedergabe erfolgt auf Ihre Aktion. Die Produktion des Werbefilms mit HeyGen ist von der Verarbeitung Ihrer Website- oder Falldaten zu unterscheiden.

Zur anfänglichen Anzeige einer nahegelegenen digitalen Repräsentanz wertet die Kartenfunktion die vom Hosting bereitgestellten ungefähren Standortinformationen der IP-Verbindung aus. Sie greift nicht auf die GPS-Funktion zu und speichert in dieser Funktion keine rohe IP-Adresse. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das Interesse an regional passender Darstellung. VPN, Mobilfunkrouting und ähnliche Faktoren können zu ungenauen Ergebnissen führen. Sie können den angezeigten Standort selbst auswählen. Die Anzeige bedeutet keine Ermittlung Ihrer Wohnanschrift.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Vercel-Vertragsgesellschaft, aktive Hosting-/Log-Regionen, konkrete Protokoll-Speicherfristen und zuständige technische Betreiber bestätigen; Sicherheits- und Diagnoseprotokolle gesondert erfassen.]

4. Cookies, Browserspeicher und freiwillige Statistik

Technisch notwendige Speicherzugriffe für angeforderte Funktionen erfolgen nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Für freiwillige Statistik gelten § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Vor Ihrer Zustimmung werden dafür weder eine neue Statistikkennung im Browser erzeugt noch Statistikereignisse versendet; auch die Statistik-API prüft die Auswahl.

• ih_cookie_consent: eigenes Cookie mit Version und Auswahl, 180 Tage. Es speichert keine Fallbeschreibung.
• ih_consent_updated: Zeitpunkt einer Auswahländerung im lokalen Speicher, um geöffnete Tabs abzugleichen. Lokaler Speicher besitzt keine automatische Cookie-Ablaufzeit und kann über die Websitedaten des Browsers entfernt werden.
• ih_intake_session: notwendige Intake-Sitzung bis zu sieben Tage; ih_portal_session: Portal-Sitzung bis zu zwölf Stunden; ih_admin_session: Admin-Sitzung bis zu acht Stunden. Diese Cookies dienen Sitzung und Zugriffsberechtigung und werden je nach genutztem Bereich gesetzt.
• ih-intake-draft-v1 / ih-intake-storage-mode-v1: lokale Speicherung des Entwurfs und des Speichermodus, soweit die lokale Wiederaufnahme genutzt wird. Sie bleibt bis zur Entfernung durch die Anwendung oder bis zum Löschen der Websitedaten erhalten. In einer lokal betriebenen Demofunktion können abgeschlossene synthetische Fälle unter ih-submitted-demo-cases-v1 gespeichert werden.
• ih_public_visitor / ih_public_analytics_browser – nur mit Zustimmung: zufällige Browserkennung als Cookie (bis zu 365 Tage) und im lokalen Speicher. Beim Widerruf wird die Statistikkennung entfernt; auch bei fehlender gültiger Auswahl wird die lokale Statistikkennung beim Laden bereinigt.

Die eigene Nutzungsstatistik erfasst Seitenbesuche, Start-Klicks, Intake-Aufrufe, Zeitpunkte und Seitenpfade. Das Landingpage-Tracking erfasst außerdem sichtbare Bereiche samt Inhaltsversion, maximale Scrolltiefe, aktive Sichtzeiten, Link- und Schaltflächenklicks, Videostarts, erreichte Videoenden, sichtbare Wiedergabezeit und die Gerätegruppe (Mobil, Tablet, Desktop). Versteckte Tabs und Inaktivität von mehr als 30 Sekunden werden nicht als aktive Sichtzeit gezählt. Eine zufällige Besuchskennung ordnet Messungen desselben Seitenaufrufs zu; sie wird nicht mit einer Kundenakte verknüpft. Archivierte Screenshots zeigen ausschließlich unsere öffentlichen Seitenbereiche, nicht Ihren Bildschirm oder Ihre Eingaben. Eingabetexte und Dokumenteninhalte werden nicht an diese Statistik übergeben. Suchparameter von URLs gehören nicht zu den vorgesehenen Statistikfeldern. Die Besucherkennung wird für die serverseitige Zuordnung gehasht; diese Pseudonymisierung ist nicht mit einer garantierten Anonymisierung gleichzusetzen.

„Nur notwendige“ und „Alle akzeptieren“ sind gleichwertig auswählbar. In den Details kann Statistik gesondert gewählt werden. Die Auswahl lässt sich über „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern. Die Rechtmäßigkeit bereits auf Grundlage einer Einwilligung erfolgter Verarbeitung bleibt unberührt. Erkennbare Do-Not-Track- und Global-Privacy-Control-Signale werden zusätzlich berücksichtigt.

5. Erstaufnahme, Anfrage und Kundenkonto

Die Erstaufnahme verarbeitet Ihre Kontaktdaten, Angaben zur persönlichen und wirtschaftlichen Situation, Beschäftigung, Einkommen, Ausgaben, Vermögen, Schulden, Gläubigern, Fristen und Ihren Zielen. Hinzukommen können Angaben zu Haushaltsangehörigen, Unterhaltsberechtigten und anderen im Vorgang betroffenen Personen. Zwecke sind die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Prüfung des geeigneten nächsten Bearbeitungsschritts, die administrative Aufbereitung und die Organisation eines Gesprächs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Entwürfe, Bearbeitungsstände, erforderliche Bestätigungen und Wiederaufnahmekennungen ermöglichen eine Fortsetzung. Im Kundenkonto werden Ihre zugeordneten Vorgänge, Dokumente, Termine, Leistungen, Rechnungen und Nachrichten angezeigt. Authentifizierung und rollenbezogene Zugriffe dienen der Vertragserfüllung und der Absicherung des Zugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Die Erfassung erhebt keinen Anspruch auf eine abschließende rechtliche Bewertung. Bitte prüfen und berichtigen Sie Zusammenfassungen. Auch nach einer automatischen Auswertung können Sie falsche oder unvollständige Angaben gegenüber unseren Mitarbeitern korrigieren.

6. Post, Uploads, Identitätsunterlagen und sensible Angaben

Bei der angefragten oder beauftragten Aufbereitung werden eingereichte Briefe, Rechnungen, Forderungsaufstellungen, Mahn- und Vollstreckungsunterlagen, Einkommensnachweise, Erklärungen und weitere erforderliche Dokumente entgegengenommen, digitalisiert, klassifiziert, zugeordnet und gespeichert. Eine Sendung kann nach dem vereinbarten Auftrag auch ungeöffnete Post enthalten. Verarbeitet werden Inhalte, Absender, Empfänger, Aktenzeichen, Beträge, Fristen, Dateinamen, Dateitypen und Bearbeitungsinformationen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Soweit im jeweiligen Verfahren erforderlich, werden Identitätsunterlagen und daraus benötigte Angaben zur Zuordnung und Prüfung verarbeitet. Nicht benötigte Angaben dürfen geschwärzt werden, soweit dadurch die konkrete erforderliche Prüfung nicht verhindert wird. Die Datenverarbeitung ist auf den jeweiligen Zweck zu begrenzen.

Dokumente können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, etwa Gesundheitsdaten. Ihre Verarbeitung benötigt zusätzlich zu Art. 6 DSGVO eine einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO, beispielsweise eine ausdrückliche Einwilligung oder – soweit im konkreten Fall erforderlich und einschlägig – die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Für Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten gelten zusätzlich die Anforderungen des Art. 10 DSGVO. Eine bloße freiwillige Übersendung ersetzt diese Prüfung nicht.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Für Ausweiskopien und besonders sensible Dokumente die erforderlichen Felder, Rechtsgrundlagen, Schwärzungsmöglichkeiten, Löschfristen sowie gegebenenfalls eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung verbindlich festlegen. Eine pauschale Art.-9-Freigabe wird mit diesem Text nicht erklärt.]

Bei einem Auftrag für eine P-Konto-Bescheinigung werden insbesondere die dafür erforderlichen Nachweise und Erklärungen vorbereitet und der zugeordneten Kanzlei zur rechtlichen Prüfung und Freigabe bereitgestellt. Ein bloßer Dokumentenservice ist nicht automatisch die Übernahme eines umfassenden anwaltlichen Mandats.

7. KI-Auswertung, Sprachnachrichten und menschliche Prüfung

KI unterstützt die Strukturierung von Freitexten, die Erkennung von Dokumenteninhalten, die Zuordnung von Gläubigern und Beträgen sowie die Erstellung von Zusammenfassungen und Bearbeitungshinweisen. Hierfür werden die benötigten Text- oder Dokumenteninhalte an den für die Funktion konfigurierten KI-Dienst übermittelt. In der technischen Anbindung sind insbesondere Anthropic und – je nach Konfiguration – Vercel AI Gateway vorgesehen. Das Gateway kann Inhalte an den ausgewählten Modellanbieter weiterleiten.

Die Ergebnisse können fehlerhaft oder unvollständig sein. Sie dienen als Bearbeitungsvorschläge und ersetzen weder die menschliche Prüfung noch die anwaltliche Rechtsberatung. Die Anwendung enthält außerdem regelbasierte Vorprüfungen und Weiterleitungen innerhalb der Erstaufnahme. Sie stellen keine gerichtliche Entscheidung oder Bescheinigung einer Insolvenzvoraussetzung dar. Bei Unklarheiten oder widersprüchlichen Ergebnissen können Sie eine Prüfung durch einen Mitarbeiter verlangen.

Soweit eine bereitgestellte Funktion Sprachnachrichten auswertet, können Audiodaten transkribiert und für die Bearbeitung zusammengefasst werden. Das ist von einer Aufzeichnung eines laufenden Telefon- oder Videogesprächs zu unterscheiden. Über eine solche Aufzeichnung und ihre Rechtsgrundlage müsste vorab gesondert informiert werden.

Die Grundlage richtet sich nach dem konkreten Auftrag und Inhalt, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie gegebenenfalls Art. 9 DSGVO. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterliegt den zusätzlichen Voraussetzungen und Garantien des Art. 22 DSGVO. Der bloße Einsatz einer KI begründet dafür keine Ausnahme.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Aktive Modelle und Modellanbieter je Funktion, Vertragsgesellschaften, Trainingsausschlüsse, Anbieter-Speicherfristen, Regionen und etwaige Gateway-Protokollierung bestätigen. Art.-22-Einordnung, menschliche Eingriffsmöglichkeiten und Erforderlichkeit einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO dokumentieren.]

8. E-Mail, WhatsApp und sonstige Kommunikation

Bei Kontaktaufnahme verarbeiten wir Absender- und Empfängerdaten, Kontaktdaten, Inhalte, Anhänge, Zeitpunkte und Zustell- bzw. Lesestatus, soweit vom gewählten Kanal bereitgestellt. Das dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Vertragskommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei sonstigen organisatorischen Anfragen unserem berechtigten Kommunikationsinteresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für eine aktiv angebundene E-Mail-Verarbeitung ist Microsoft 365 vorgesehen. Über eine aktivierte WhatsApp-Business-Anbindung werden Nachrichten und Anhänge über die Meta-/WhatsApp-Infrastruktur verarbeitet. Dabei kann auch der jeweilige Anbieter eigene Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeiten. Sie können statt WhatsApp die anderen angebotenen Kontaktwege nutzen. Das Aufrufen der Website allein sendet keine Fallunterlagen an WhatsApp.

Eine Kontaktaufnahme oder Buchung ist keine pauschale Einwilligung in Werbung. Soweit Werbung eine Einwilligung erfordert, ist diese gesondert einzuholen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

9. Terminbuchung und Videogespräch

Für Termine werden Name, Kontaktdaten, Zeitpunkt, Dauer, Zeitzone, Gesprächsart und organisatorische Angaben verarbeitet. Bei aktivierter Google-Calendar-Anbindung werden die erforderlichen Termindaten mit dem Kalenderdienst abgeglichen; ein Google-Meet-Link kann für ein vereinbartes Videogespräch erstellt werden. Maßgeblich ist die Organisation der gewünschten Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Bei Teilnahme an einem Videogespräch verarbeitet der Konferenzdienst zusätzlich Verbindungs- und Geräteinformationen sowie die von Ihnen freigegebenen Audio-, Video-, Chat- oder Bildschirmdaten. Die Website-Statistik-Einwilligung umfasst keine Gesprächsaufzeichnung. Für eine etwaige Aufzeichnung ist vor Beginn eine eigenständige rechtliche Grundlage und Information erforderlich.

10. Bestellungen, Rechnungen, Zahlung und elektronische Unterschriften

Für einen Vertragsabschluss und seine Durchführung werden Leistungs- und Preisdaten, Stammdaten, Vertragsfassungen, Bestätigungen, Rechnungs- und Zahlungsinformationen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Buchungs-, Steuer- und Nachweispflichten beruhen ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Bei Überweisung und Zahlungsabgleich können insbesondere Kontoinhaber, IBAN, Betrag, Verwendungszweck, Buchungsdatum und Transaktionsreferenzen verarbeitet werden. Für einen aktivierten Revolut-Business-Abgleich werden die dafür erforderlichen Banktransaktionen abgerufen und Vorgängen zugeordnet. Andere Zahlungsverfahren sind nur betroffen, wenn sie tatsächlich angeboten und von Ihnen verwendet werden; eine bloße Auswahlbezeichnung auf der Oberfläche bestätigt keine bestimmte technische Zahlungsabwicklung.

Elektronische Erklärungen können eine eingegebene oder gezeichnete Unterschrift, die bestätigte Dokumentfassung, den Bestätigungszeitpunkt, die Account-Zuordnung und einen Prüfwert der Datei enthalten. Diese Daten dienen der Ausführung und dem Nachweis der Erklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Eine gezeichnete oder eingetippte Unterschrift ist nicht allein deshalb eine qualifizierte elektronische Signatur. Anforderungen an Form und Signatur richten sich nach dem jeweiligen Rechtsgeschäft und unter anderem nach der eIDAS-Verordnung.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Tatsächlich aktive Zahlungsanbieter, ihre Vertragsgesellschaften, gegebenenfalls Bonitätsprüfungen, Betrugsprüfungen und spezifische Datenschutzhinweise je Zahlungsart ergänzen. Keine pauschale Erklärung für lediglich geplante Zahlungsverfahren verwenden.]

11. Gläubigerkommunikation und Übergabe an die Kanzlei

Im vereinbarten Umfang werden erforderliche Identifikations-, Referenz- und Forderungsdaten für Gläubigeranfragen und die Erstellung einer Gläubigerliste verarbeitet und an die betroffenen Gläubiger oder deren bevollmächtigte Stellen übermittelt. Grundlage und Umfang richten sich nach dem konkreten Auftrag sowie den berechtigten Interessen an einer zutreffenden Forderungszuordnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO; für Drittdaten ist die jeweils einschlägige Grundlage zu prüfen).

Die ausgewählte bzw. beauftragte Kanzlei erhält die für ihren konkreten Auftrag erforderlichen Angaben, Dokumente und Bearbeitungsstände. Bei P-Konto-Leistungen gehören dazu die benötigten Nachweise, vorbereiteten Erklärungen und Freigabeinformationen. Vergütungs- und Gutschriftdaten werden zusätzlich zur Abrechnung verarbeitet. Ob und wann eine Übergabe erfolgt, richtet sich nach dem jeweiligen Prozess und Auftrag; eine Statistik-Einwilligung ist keine Freigabe zur Aktenübermittlung.

Die Kanzlei verantwortet ihre anwaltliche Tätigkeit und ihre Datenverarbeitung selbst und informiert darüber gesondert. Eine mögliche Auftragsverarbeitung oder gemeinsame Verantwortlichkeit anderer Beteiligter beurteilt sich nach den tatsächlichen Aufgaben, nicht allein nach einer Vertragsbezeichnung.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Aktuell eingebundene Kanzleien und Gläubigerdienstleister, Rollenverteilung sowie Freigabe-/Vollmachtsgrundlagen je Verfahren bestätigen. Sofern Art. 26 DSGVO einschlägig ist, das Wesentliche der Vereinbarung zugänglich machen.]

12. Optionale Kundenpässe in Apple Wallet und Google Wallet

Bei gewünschter Einrichtung eines digitalen Kundenpasses werden die dafür notwendigen Pass- und Kundendaten verarbeitet. Dazu können Name, Kundenreferenz, Passkennung, neutral dargestellter Bearbeitungsstand, nächster Termin, Ansprechpartner und Portalverknüpfung gehören. Passinhalte können durch die spätere Aktualisierung verändert werden.

Bei Apple-Wallet-Registrierungen können Geräte-/Passzuordnungen und Push-Token verarbeitet werden, um Aktualisierungen bereitzustellen. Bei Google Wallet wird ein passbezogenes Objekt an den Wallet-Dienst übermittelt. Apple bzw. Google verarbeiten Daten außerdem im Rahmen ihrer eigenen Dienste. Die Einrichtung ist optional und keine Voraussetzung für den regulären Zugriff auf Ihr Kundenportal. Grundlage der angeforderten Passbereitstellung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; darüber hinausgehende freiwillige Verarbeitungen benötigen eine gesonderte Grundlage.

Ein Entfernen des Passes aus der Wallet löscht nicht automatisch die zugrunde liegende Kundenakte. Behandeln Sie individuelle Pass- und Portalverknüpfungen vertraulich, insbesondere auf gemeinsam verwendeten Geräten.

13. Mitarbeiter-, Kanzlei- und interne Verwaltungsbereiche

Berechtigte Nutzerkonten dienen der Bearbeitung zugeordneter Aufgaben. Hierbei werden Rollen, Zuordnungen, Bearbeitungsschritte, Kommunikation und sicherheits- oder nachweisbezogene Protokolle verarbeitet. Die Anwendung enthält außerdem Personal- und Buchhaltungsfunktionen. Beschäftigtendaten unterliegen den einschlägigen arbeits- und datenschutzrechtlichen Grundlagen, insbesondere § 26 BDSG, und ergänzenden internen Informationen. Ein Besucher dieser Website erhält dadurch keinen Zugriff auf Mitarbeiter- oder Kundendaten.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Gesonderte Beschäftigteninformation, Administrationsberechtigungen, Protokollzwecke/-fristen und gegebenenfalls Beteiligungsrechte für interne Funktionen vervollständigen. Diese öffentliche Erklärung ersetzt keine erforderliche individuelle Beschäftigteninformation.]

14. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Zugriff erhalten befugte Mitarbeiter und die zur Leistung erforderlichen Empfänger. Dazu gehören technische Dienstleister, gegebenenfalls Post-/Digitalisierungsdienstleister, beauftragte Kanzleien, beteiligte Gläubiger, Zahlungsdienstleister, Banken, steuerliche Berater und gesetzlich berechtigte Behörden. Eine Offenlegung erfolgt nur auf einschlägiger Grundlage und im erforderlichen Umfang.

• Vercel: Hosting, Auslieferung und gegebenenfalls AI Gateway. Datenschutzinformationen.
• Supabase: Datenbank, Dateiablage und technische Datenhaltung. Datenschutzinformationen.
• Anthropic / weitere tatsächlich konfigurierte Modellanbieter: KI-Auswertung. Anthropic-Datenschutzinformationen.
• Microsoft: bei aktivierter Anbindung E-Mail-Verarbeitung über Microsoft 365. Datenschutzerklärung.
• Google: bei Nutzung der jeweiligen Anbindung Kalender, Meet und Wallet. Datenschutzerklärung.
• Meta / WhatsApp: bei Verwendung des Messengers bzw. der Business-Anbindung Nachrichtenübermittlung. Datenschutzinformationen.
• Revolut: bei aktiviertem Bankabgleich Zahlungsdaten. Datenschutzinformationen.
• Apple: bei Nutzung von Apple Wallet Passbereitstellung und Aktualisierungen. Datenschutzinformationen.

Ein Dienstleister, der Daten ausschließlich nach Weisung verarbeitet, benötigt die Vereinbarungen und Garantien nach Art. 28 DSGVO. Selbstständig Verantwortliche verarbeiten Daten nach eigenen Pflichten. Die verlinkten Anbieterinformationen ersetzen nicht unsere eigenen Informationspflichten.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Verbindliches Empfängerverzeichnis ergänzen: vollständige Vertragsgesellschaft, Anschrift, konkrete Funktion, Rolle, aktive Unterauftragnehmer, Speicherregion und tatsächlicher Aktivierungsstatus je Dienst. Das Vorhandensein einer technischen Anbindung belegt keinen abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag.]

15. Übermittlung außerhalb des EWR

International tätige Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder dortigen Supportzugriff ermöglichen. Dafür sind zusätzlich die Art. 44–49 DSGVO zu beachten. Ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO ist nur nutzbar, soweit er die konkrete Übermittlung und den Empfänger tatsächlich erfasst. Insbesondere ist nicht jedes US-Unternehmen automatisch vom EU-US Data Privacy Framework erfasst.

Ohne einschlägigen Angemessenheitsbeschluss sind geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, etwa wirksam vereinbarte EU-Standardvertragsklauseln, sowie die erforderliche Prüfung und gegebenenfalls ergänzende Schutzmaßnahmen notwendig. Ausnahmen nach Art. 49 DSGVO sind kein pauschaler Ersatz für die Absicherung regelmäßiger Übermittlungen. Informationen über einschlägige Garantien bzw. deren Kopie können Sie über den oben genannten Datenschutzkontakt anfordern.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Empfängerländer, konkrete Transfergrundlage, aktuelle Zertifizierung bzw. Standardvertragsklauseln und ergänzende Maßnahmen pro aktivem Anbieter bestätigen. Eine pauschale Behauptung „ausschließlich EU“ oder „alle Anbieter zertifiziert“ wird nicht abgegeben.]

16. Aufbewahrung, Löschung und Sicherheit

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Zweck, dem Bearbeitungs- und Vertragsstand, gesetzlichen Pflichten und gegebenenfalls erforderlichen Nachweisen oder Ansprüchen. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO gilt auch für Kopien, Auswertungen und Protokolle. Ein Anspruch auf Löschung besteht nicht uneingeschränkt, wenn eine andere Rechtsgrundlage die weitere Speicherung erfordert; gegebenenfalls kommt eine Einschränkung der Verarbeitung in Betracht.

• Entwürfe und Anfragen: nur für Bearbeitung und erforderliche Wiederaufnahme; nicht abgeschlossene Vorgänge benötigen eine definierte Löschregel. Die lokale Browserdauer ist unter „Cookies“ erläutert.
• Verfahrensakten und Nachweise: für den Auftrag und die erforderlichen Nachweiszwecke; die Aufbewahrung der Kanzlei kann von der Aufbewahrung durch die NEX Consulting GmbH abweichen.
• Rechnungen und Buchungsbelege: regelmäßig acht Jahre, soweit die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften greifen. Für bestimmte Bücher, Abschlüsse und andere Unterlagen können zehn Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre gelten. Maßgeblich sind die jeweilige Unterlagenart, der gesetzliche Fristbeginn sowie Übergangs- und Verlängerungsregeln, insbesondere § 257 HGB, § 147 AO und § 14b UStG.
• Statistik, Sicherheitsprotokolle, Ausweiskopien und Backups: benötigen eigene, zweckangemessene Fristen. Eine Frist für Rechnungen rechtfertigt nicht automatisch die gleich lange Aufbewahrung sämtlicher sensibler Anhänge.

Die Anwendung verwendet rollenbezogene Zugriffe, serverseitige Berechtigungsprüfungen und geschützte Sitzungen. Technische und organisatorische Maßnahmen müssen sich nach Art. 32 DSGVO am Risiko orientieren und regelmäßig überprüft werden. Ein absoluter Schutz gegen sämtliche Zugriffe oder Ausfälle kann nicht zugesichert werden.

Noch zu ergänzen / zu bestätigen: [Löschkonzept mit Fristen und Verantwortlichen für unvollständige Intake-Vorgänge, Akten, Ausweise, Nachrichten, Statistiken, Anbieterprotokolle, Wallet-Registrierungen und Sicherungskopien ergänzen; tatsächliche Löschroutinen und Aufbewahrungssperren nachweisen.]

17. Daten aus anderen Quellen und Daten Dritter

Informationen können auch von beauftragten Kanzleien, Gläubigern und deren Vertretern, Zahlungsdienstleistern, Behörden oder aus Unterlagen stammen, die Kunden einreichen. Betroffen sein können insbesondere Vertreter, Kontaktpersonen, Haushaltsangehörige und Unterhaltsberechtigte. Je nach Vorgang handelt es sich um Kontakt-, Identifikations-, Forderungs-, Zahlungs-, Verfahrens- oder Nachweisdaten. Personenbezogene Angaben Dritter dürfen nicht allein deshalb unbeschränkt verwendet werden, weil sie in einem Dokument stehen.

Soweit Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, sind die Informationspflichten des Art. 14 DSGVO einschließlich der konkreten Datenquelle und der maßgeblichen Fristen zu beachten – grundsätzlich innerhalb eines Monats, gegebenenfalls bereits bei der ersten Kommunikation oder Offenlegung. Gesetzliche Ausnahmen sind im Einzelfall zu prüfen und zu dokumentieren; ein pauschaler Verweis auf diese Website ersetzt eine erforderliche individuelle Information nicht.

Das Angebot richtet sich an Personen, die die betreffende Leistung wirksam beauftragen können. Angaben zu Kindern können insbesondere als Unterhaltsnachweise betroffen sein und erfordern besondere Sorgfalt. Eine Einwilligung für ein Kind wird nicht allein durch die Cookie-Auswahl eines Erwachsenen ersetzt.

18. Ihre Rechte, Widerspruch und Beschwerde

• Auskunft und Kopie über Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO.
• Berichtigung und Vervollständigung nach Art. 16 DSGVO.
• Löschung nach Art. 17 und Einschränkung nach Art. 18 DSGVO, jeweils unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Die Kontaktwege stehen auch ohne Kundenlogin zur Verfügung.
• Schutz bei automatisierten Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO, soweit dessen Voraussetzungen erfüllt sind, einschließlich der gegebenenfalls vorgesehenen menschlichen Intervention und Anfechtung.

Gesonderter Hinweis zum Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern keine vorrangigen zwingenden schutzwürdigen Gründe oder die Erfordernisse der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bestehen. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen; sie wird für diesen Zweck beendet.

Bearbeitung Ihrer Anfrage

Wir informieren grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang über die ergriffenen Maßnahmen. Bei gesetzlich zulässiger Verlängerung wegen Komplexität oder Anzahl der Anträge erhalten Sie innerhalb dieses Monats eine Begründung; die Verlängerung kann bis zu zwei weitere Monate betragen. Informationen werden grundsätzlich unentgeltlich erteilt. Bei begründeten Identitätszweifeln können erforderliche zusätzliche Angaben angefordert werden; maßgeblich ist Art. 12 DSGVO.

Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Unternehmenssitz in Baden-Württemberg kommt insbesondere folgende Behörde in Betracht:

19. Europäischer und nationaler Rechtsrahmen

Die maßgeblichen Vorschriften werden in ihrer jeweils anwendbaren Fassung berücksichtigt. Nicht jede Vorschrift gilt für jede Funktion:

• Verordnung (EU) 2016/679 – DSGVO: insbesondere Grundsätze, Rechtsgrundlagen, Transparenz, Betroffenenrechte, Auftragsverarbeitung, Sicherheit und Drittlandübermittlungen.
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie TDDDG, insbesondere dessen § 25 für Zugriffe auf Endgeräte.
• Verordnung (EU) 2024/1689 – KI-Verordnung: ergänzende Anforderungen an KI-Systeme, insbesondere einschlägige Transparenzpflichten. Diese Vorschriften ersetzen keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage. Die konkrete Rollen-, Risiko- und Pflichtenbewertung muss für die tatsächlich eingesetzten Systeme erfolgen.
• Verordnung (EU) Nr. 910/2014 – eIDAS, geändert insbesondere durch Verordnung (EU) 2024/1183: rechtlicher Rahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Eine gewöhnliche Kunden-Wallet oder gezeichnete Portal-Unterschrift wird dadurch nicht als zertifizierte europäische Identitäts-Wallet oder qualifizierte Signatur ausgewiesen.

Der Erklärfilm enthält eine KI-generierte Moderation und symbolische Filmaufnahmen. Seine Darstellung ist von der menschlichen Bearbeitung konkreter Kundenfälle zu unterscheiden.

Bei Änderungen von Funktionen, Empfängern oder Rechtsgrundlagen werden diese Hinweise angepasst. Soweit eine neue Einwilligung erforderlich ist, genügt die Veröffentlichung eines geänderten Textes nicht; die Einwilligung ist gesondert einzuholen.